Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008

... Selengkapnya - Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008...

......

6.3     Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :

·         Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai dengan Dokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam perusahaan.

 ·         Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali, ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.

 ·         Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan disimpan oleh penanggung jawab pengendalian dokumen.

 ·         Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen.

6.4     Pengendalian Distribusi

·         Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang bersangkutan.

 ·         Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat Pengendalian Dokumen.

 ·         Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.

 ·         Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.

6.5     Revisi dan Penarikan Dokumen

 ·         Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.

 ·         Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.

 ·         Dokumen yang direvisi dicatat,  judul dokumen, alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar Catatan Perubahan Dokumen.

  ·         Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.

 ·         Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin disimpan.

 ·         Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;

 ·         Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.

 ·         Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.

 ·         Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.

 ·         Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.

 ·         Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.

6.6     Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik

 ·         Data yang berupa software atau dalam media elektronik, termasuk yang ada di dalam komputer atau hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up dalam bentuk disket yang diidentifikasi dan disimpan oleh masing–masing penanggung  jawabnya.

 ·         Akses ke dalam data di komputer tidak selalu dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses ke dalam disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang dicatat dalam Daftar Disket Back up.

6.7     Pengendalian Dokumen Eksternal

 ·         Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi bahan dan gambar didaftar oleh PusatPengendalian Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir atau yang masih berlaku.

 ·         Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.

7.   DOKUMEN TERKAIT

7.1     Manual  Mutu

8.   LAMPIRAN

 8.1     FM-PDK-01         : Daftar Induk Dokumen Internal

8.2     FM-PDK-02         : Daftar Induk Dokumen Eksternal

8.3     FM-PDK-03         : Daftar Penerimaan Dokumen

8.4     FM-PDK-04         : Bukti  Penarikan  Dokumen

8.5     FM-PDK-05         : Usulan Perubahan Dokumen

8.6     FM-PDK-06         : Daftar Status revisi dan persetujuan

8.7     FM PDK-07         : Daftar Distribusi Dokumen terkendali

8.8     DO-PDK-01         : Dokumen Sistem Identifikasi Dokumen

8.9     DO-PDK-02         : Daftar Singkatan Departemen/Unit kerja

8.10   Contoh Cap Pengendalian Dokumen

....Yang lain tentang ISO 9001 - 2008....